Polityka prywatności

Polityka bezpieczeństwa danych osobowych

FUNDACJI SEMPER ART

W tej polityce znajdziesz wszystkie informacje na temat naszego postepowania z Twoimi danymi osobowymi. Jeżeli odwiedzasz nasz portal Fundacja Semper Art, stronę naszej Fundacji lub nasze media społecznościowe, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe. Twoje dane możemy przetwarzać również, jeżeli się z nami skontaktujesz, współpracujesz z nami lub wspierasz nas.  Z polityki dowiesz się: jakie dane osobowe, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy oraz jakie są Twoje uprawnienia, a nasze obowiązki. Dla Twojej wygody zebraliśmy informacje w formie poniższego spisu treści.

Spis treści

  1. Kto przetwarza Twoje dane osobowe? 2

Portal Handmade You(th) 2

Portal W-centrum 2

  1. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe? 2
  2. W jakim celu, jakie i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe? 3

Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość 3

  1. Formularz na stronie. 3
  2. Skrzynki mailowe Fundacji. 4
  3. Kontakt telefoniczny. 4

Jeżeli odwiedzasz nasze media społecznościowe. 4

  1. Profile Fundacji w mediach społecznościowych. 4
  2. Komunikatory mediów społecznościowych. 4

Jeżeli wykonujesz dla nas usługi lub dostarczasz nam produkty. 5

Jeżeli odbywasz u nas praktyki lub realizujesz u nas staż 5

Jeżeli odbywasz u nas wolontariat 6

Jeżeli współpracujesz z nami w obszarze dziennikarskim 6

Jeżeli jesteś przedstawicielem naszych grantodawców lub naszych partnerów 6

Jeżeli jesteś uczestnikiem naszych projektów 7

Dane niezbędne do uczestnictwa w projektach (ankiety uczestnictwa i inne). 7

Dokumenty finansowe i rozliczeniowe projektu. 7

Promocja projektu. 7

Komunikacja z innymi uczestnikami i z przedstawicielami Fundacji 8

Zakwaterowanie, wyżywienie i logistyka projektu. 8

Jeżeli jesteś rodzicem (opiekunem) niepełnoletniego uczestnika projektu. 9

Jeżeli jesteś beneficjentem naszych projektów. 9

  1. Przez jaki czas przetwarzamy dane osobowe 10
  2. Jakie zabezpieczenia chronią Twoje dane osobowe 10

Przetwarzanie danych w chmurze 10

Nie profilujemy na podstawie zgromadzonych danych osobowych 10

  1. Jakie są Twoje uprawnienia w zakresie przetwarzania danych? 11

Rezygnacja z wybranych usług. 11

Skarga na nasze działania w zakresie danych osobowych. 11

  1. W jaki sposób wykorzystujemy pliki cookies i logi serwera? 11

Pliki cookies 11

Narzędzia mediów społecznościowych 12

Logi serwera 12

 

  1. Kto przetwarza Twoje dane osobowe?

W rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych nasza Fundacja jest Administratorem Twoich danych osobowych. Jeżeli w dalszej części Polityki będziemy odnosić się do Fundacji lub Administratora, to zawsze chodzi o Fundację Semper Art. z siedzibą w Józefowie, ul. Nowowiejska 5, 05-410 Józefów.

We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi, możesz skontaktować się z Nami poprzez: adres e-mail:biuro@semper.org.pl, lub korespondencyjnie na wyżej podany adres.

Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane przez naszych podwykonawców, którzy pomagają nam w świadczeniu usług. Wszystkie te podmioty zapewniają właściwą ochronę Twoich danych osobowych, na podstawie odpowiednich przepisów prawa. 

Portal Handmade You(th)

W ramach partnerstwa strategicznego Erasmus+ realizowaliśmy projekt na rzecz edukacji młodzieży poprzez rękodzieło. Jednym z jego rezultatów jest portat www.handmadeyouth.com oraz profil na Facebooku https://www.facebook.com/RekodzielniczeRewolucje i grupa społecznościowa o tej samej nazwie. To w ramach jego funkcjonowania, gromadzimy i przetwarzamy część danych osobowych. Ponieważ bardzo trudno rozdzielić nasze działania dotyczące Portalu od innej działalności Fundacji, zwłaszcza tej online, nasza polityka bezpieczeństwa dotyczy całości naszych działań. Jeżeli więc skontaktujesz się z nami poprzez Portal (formularz lub media społecznościowe) to Twoje dane będą przetwarzane przez Fundację. Tak samo jeżeli udzielasz się na naszym Portalu, to Twoje dane również będzie przetwarzać Fundacja. 

Portal W-centrum

Jednym z działań naszej Fundacji, jest prowadzenie portalu W-centrum (https://w-centrum.pl ).  W ramach jego funkcjonowania, gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe. Ponieważ bardzo trudno rozdzielić nasze działania dotyczące Portalu od innej działalności Fundacji, zwłaszcza tej online, nasza polityka bezpieczeństwa dotyczy całości naszych działań. Jeżeli więc skontaktujesz się z nami poprzez Portal (formularz lub media społecznościowe) to Twoje dane będą przetwarzane przez Fundację. Tak samo jeżeli udzielasz się na naszym Portalu, to Twoje dane również będzie przetwarzać Fundacja. 

 

  1. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom:

  1. W ramach realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, Twoje dane mogą zostać przekazane przedstawicielom organizacji grantowych, jeżeli jesteś uczestnikiem tych projektów.  
  2. Wizerunek uczestników naszych wydarzeń może zostać przekazany mediom elektronicznym i mediom tradycyjnym (prasa, radio itp.) w ramach promocji i upowszechniania rezultatów tych wydarzeń. Za każdym razem informujemy o zakresie i celu takiego przekazania.
  3. W przypadku uczestników projektów niektóre dane możemy także przekazać naszym partnerom lokalnym:
    1. ośrodkom zakwaterowania (dane osobowe niezbędne do zameldowania Ciebie jako uczestnika projektu w miejscu zakwaterowania na pobyt czasowy oraz dane potrzeb żywieniowych, jeżeli takie nam przekazałeś),
    2. przedsiębiorstwom komunikacyjnym (Twoje dane znajdą się na liście uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
    3. w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
    4. firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
    5. na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.).
  4. Firma księgowa MIKA Consulting z której usług korzystamy, w przypadku, gdy otrzymujesz od nas fakturę, wystawiasz dla nas fakturę lub zawierasz z nami umowę związaną z płatnościami. 
  5. ________________ w zakresie usługi poczty elektronicznej i hostingu strony.
  6. Właściciele mediów społecznościowych: Meta Platforms Ireland Limited dla Facebook i Instagram, oraz Google Ireland Limited dla YouTube, w przypadku, jeżeli odwiedzasz nasze profile lub kontaktujesz się z nami poprzez nie.
  7. Platforma ZOOM w celu prowadzenia konferencji online.
  8. Disqus Inc., USA, która jest oddzielnym administratorem Twoich danych osobowych, na podstawie regulaminu świadczenia usług Disqus, jeżeli komentujesz na naszym blogu.
  9. W przypadku sporów prawnych Twoje dane osobowe mogą zostać powierzone osobom zajmującym się naszą obsługą prawną, w celu zapewnienia ochrony prawnej.
  10. Możemy mieć obowiązek udzielania informacji na temat danych osobowych upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań. Takie żądania dotyczą najczęściej ścigania i karania czynów karalnych.

W przypadku niektórych rozwiązań technicznych (media społecznościowe) Twoje dane mogą znaleźć się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jest to spowodowane dostarczaniem tych rozwiązań przez firmy amerykańskie. Każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z przepisami europejskimi.

  1. W jakim celu, jakie i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Dane osobowe przetwarzamy na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przepływem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz postanowień niniejszej Polityki Prywatności. 

Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje o celach przetwarzania danych osobowych i podstawach prawnych przetwarzania.

Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość.

Twoje dane osobowe są nam potrzebne do nawiązania i prowadzenia komunikacji. Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie. Dane osobowe będą również przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którą jest usprawiedliwiony cel archiwizacji korespondencji na potrzeby wykazania jej przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami. 

  1. Formularz na stronie. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, jeżeli skontaktujesz się z nami poprzez formularz kontaktowy na naszej stronie. 
  2. Skrzynki mailowe Fundacji. Jeśli skontaktujesz się z nami poprzez adresy naszych skrzynek mailowych, w celu kontaktu z Tobą będziemy przetwarzać adres Twojej poczty mailowej, który może zawierać Twoje dane osobowe, oraz inne podane przez Ciebie w treści wiadomości dane osobowe. 
  3. Kontakt telefoniczny. W przypadku, gdy skontaktujesz się z nami telefonicznie, będziemy przetwarzać Twój numer telefonu i dane, które zostaną przez Ciebie podane w trakcie rozmowy telefonicznej. 

Jeżeli odwiedzasz nasze media społecznościowe. 

W ramach prowadzonych przez nas profilów w mediach społecznościowych Twoje dane osobowe mogą zostać przetworzone poprzez konkretne interakcje, wynikające z danego systemu (np.: polubienia, komentarze, udostępnienia, obserwowania). Dane osobowe, które zostają przetworzone na naszych profilach, zależą wyłącznie od Ciebie i ustawień Twojego profilu w systemie obsługującym wybrane media. Każdorazowo Ty decydujesz o pozostawieniu takich danych osobowych. Szczegóły przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach profili w mediach społecznościowych znajdują się w politykach prywatności poszczególnych właścicieli.

 

  1. Profile Fundacji w mediach społecznościowych. Podstawą przetwarzania danych osobowych pozostawionych w mediach społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z dodania komentarza lub innej interakcji. Uprawnienia związane z danymi osobowymi (usunięcie, modyfikacja) możesz realizować w ramach swojego konta użytkownika w systemie obsługującym Twój profil w mediach społecznościowych.

Na podstawie danych z mediów społecznościowych (pozostawione polubienia, obserwowania lub inne interakcje) możemy kierować działania marketingowe własnej działalności, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego celu, którym jest promocja naszej działalności. Każdorazowo działania marketingowe są kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób. W ramach konkretnych działań możemy korzystać z narzędzi statystycznych, dostarczanych przez właścicieli poszczególnych mediów.

Zanonimizowane dane statystyczne zbieramy i analizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w uzasadnionym celu usprawnienia prowadzonej przez nas działalności.

W danym systemie mediów społecznościowych możemy prowadzić listę blokowanych użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest uniemożliwienie dodawania komentarzy sprzecznych z prawem i dobrymi obyczajami.

  1. Komunikatory mediów społecznościowych. W przypadku gdy kontaktujesz się z nami poprzez komunikatory mediów społecznościowych, przetwarzamy dane osobowe, które udostępniasz w swoim profilu i które są publicznie dostępne. W ramach prowadzonej z Nami korespondencji przez te komunikatory możesz podać także inne dane osobowe, które będą przez Nas przetwarzane w celu komunikacji i w celu archiwizacji. W każdym przypadku dane te są przechowywane na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów (mediów społecznościowych), a ich przetwarzanie jest regulowane oddzielnymi umowami lub regulaminami. Przetwarzanie Twoich danych na tych serwerach, z Naszej strony, jest ograniczone do dostępu i prowadzenia bieżącej komunikacji. 

 

Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane z wykorzystaniem komunikatorów mediów społecznościowych. Dane osobowe będą również przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którą jest usprawiedliwiony cel wykazania jej przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami. Dane przetwarzane w ramach komunikatorów mediów społecznościowych pozostają na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów, a ich archiwizacja regulowana jest oddzielnymi umowami lub regulaminami.

Jeżeli wykonujesz dla nas usługi lub dostarczasz nam produkty. 

Twoje dane jako osoby wykonującej zadania zlecone, związane z rozliczeniami finansowymi są przekazywane do biura rachunkowego MIKA Consulting. Masz obowiązek podać nam swoje dane osobowe w zakresie wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i prawa podatkowego, w tym rozliczania transakcji i wystawiania dokumentów księgowych.

Również w celu nawiązania współpracy z nami podanie przez Ciebie danych osobowych może być konieczne (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału –  Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Podstawą przetwarzania danych naszych kontrahentów jest zawarcie i wykonanie umowy, jaką zawarliśmy z Tobą na potrzeby współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także w celu udzielenia odpowiedzi na kierowane do nas zapytania i propozycje prowadzenia współpracy, czyli ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest możliwość kontaktu z osobami kierującymi zapytania do nas (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

Twoje dane osobowe są również przetwarzane dla celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, którymi jest archiwizacja korespondencji i naszych działań w ramach współpracy z Tobą na potrzeby wykazania ich przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

Dane osobowe w sprawach księgowych przetwarzamy w celu realizacji prawnych wymogów wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i podatkowego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w postaci archiwizacji danych, ochrony przed roszczeniami i zapewnienia rozliczalności działań mających skutki rachunkowe lub podatkowe (art. 6 ust.1 lit. f RODO).

Możemy także przetwarzać Twoje dane za pośrednictwem narzędzi IT, które wykorzystujemy dla usprawnienia naszych działań, a o których więcej przeczytasz w:  Przetwarzanie danych w chmurze.

Jeżeli odbywasz u nas praktyki lub realizujesz u nas staż

Przetwarzamy dane osób odbywających u Nas praktyki lub staż na podstawie ich zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), która jest niezbędna do nawiązania kontaktu i przeprowadzenia procesu rekrutacji (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału (Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość). W sytuacji, gdy odmówisz podania Nam swoich danych, udział w rekrutacji będzie niemożliwy, a tym samym nie będzie możliwe zrealizowanie u Nas stażu ani odbycie praktyk.

Jeśli przystąpisz do procesu rekrutacji na praktyki lub staż w Naszej Fundacji, będziemy przetwarzać Twoje dane także w celu udzielenia odpowiedzi na kierowane do nas zapytania i propozycje prowadzenia współpracy, czyli ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest możliwość kontaktu z osobami kierującymi zapytania do nas (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

Jeżeli rozpoczniemy z Tobą współpracę praktykancką lub stażową, będziemy przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do wykonania umowy lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy o odbyciu u Nas praktyk lub stażu (art. 6 ust. 1 lit, b) RODO). 

Odbywając u Nas praktyki lub staż jesteś również odbiorcą naszych działań promocyjnych związanych z działaniem Fundacji, które podejmujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób lub za pośrednictwem innych mediów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane przetwarzamy również w zakresie wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa o rachunkowości, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz prawa podatkowego, w tym rozliczania transakcji i wystawiania dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w postaci archiwizacji danych, ochrony przed roszczeniami i zapewnienia rozliczalności działań mających skutki rachunkowe lub podatkowe (art. 6 ust.1 lit. f RODO).

Możemy także przetwarzać Twoje dane za pośrednictwem narzędzi IT, które wykorzystujemy dla usprawnienia naszych działań, a o których więcej przeczytasz w:  Przetwarzanie danych w chmurze.

Jeżeli odbywasz u nas wolontariat

Jeżeli chcesz realizować u Nas wolontariat, będziemy musieli przetwarzać Twoje dane osobowe. Przede wszystkim w celu zawarcia samej umowy o wolontariat oraz ewentualnego objęcia Ciebie ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków i/lub od odpowiedzialności cywilnej, świadczeń zdrowotnych czy obowiązku pokrywania kosztów podróży służbowych i diet. Dlatego podanie przez Ciebie danych osobowych jest konieczne.

W zakresie komunikacji, więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału (Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zawarcie i wykonanie umowy lub porozumienia wolontariackiego na potrzeby współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także w celu udzielenia odpowiedzi na kierowane do nas zapytania i propozycje prowadzenia współpracy, czyli ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest możliwość kontaktu z osobami kierującymi do nas zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ponadto przetwarzamy dane osobowe na potrzeby realizacji i rozliczania naszych działań statutowych (min. raportowanie i analizowanie projektów), czyli na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Twoje dane osobowe są również przetwarzane dla celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, którymi jest archiwizacja korespondencji i naszych działań w ramach współpracy z Tobą na potrzeby wykazania ich przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Będziemy również kierować do Ciebie niektóre nasze działania promocyjne, które podejmujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób lub za pośrednictwem innych mediów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane w sprawach księgowych przetwarzamy w celu realizacji prawnych wymogów wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i podatkowego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w postaci archiwizacji danych, ochrony przed roszczeniami i zapewnienia rozliczalności działań mających skutki rachunkowe lub podatkowe (art. 6 ust.1 lit. f RODO).

Jeżeli współpracujesz z nami w obszarze dziennikarskim

Będziemy przetwarzać Twoje dane z celach i zakresach takich, jak w przypadku naszych kontrahentów (por. Jeżeli jesteś naszym kontrahentem). 

Jeśli w ramach współpracy przekazujesz nam teksty, filmy lub zdjęcia i inne utwory własnego autorstwa, przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody na udzielenie nam niewyłącznej, nieodpłatnej i nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji na wykorzystanie utworów Twojego autorstwa (art.. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Ponadto Twoje dane jako autora przekazanych nam utworów są przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszych działań zgodnie z przepisami prawa, w tym praw autorskich, a w szczególności promocja naszej działalności poprzez działania informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

 

Jeżeli jesteś przedstawicielem naszych grantodawców lub naszych partnerów

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe na potrzeby komunikacji związanej z realizacją i rozliczaniem projektów, czyli na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie komunikacji i narzędzi poszczególnych mediów społecznościowych, więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość.

Jeżeli jesteś uczestnikiem naszych projektów 

W ramach naszych projektów przetwarzamy dane osobowe, które są niezbędne do właściwego rozliczania i upowszechnienia rezultatów naszych działań. Jeżeli jesteś uczestnikiem któregoś z naszych projektów, Twoje dane możemy przetwarzać w następującym zakresie.

Dane niezbędne do uczestnictwa w projektach (ankiety uczestnictwa i inne).

 Jeśli warunkiem lub częścią uczestnictwa w projekcie jest ankieta online, przetwarzamy dane podane przez Ciebie w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia, informacje o potrzebach żywieniowych i ewentualnych specjalnych potrzebach, dane dotyczące podróży, jeżeli taką przewiduje projekt. W zakresie zbierania tych danych wykorzystujemy narzędzia IT: Typeform, Google Form.

W przypadku niektórych projektów możemy także zbierać dane dotyczące mniejszych szans uczestników. Są to ogólne informacje o powodzie defaworyzowania uczestnika, wymagane przez zasady programu, w ramach którego realizujemy projekt. Takie dane dotyczą wyłącznie ogólnej podstawy mniejszych szans z zamkniętego katalogu programu (np. wykluczenie społeczne, ekonomiczne, geograficzne itp.) i nigdy nie są bardziej szczegółowe. Dane te nie są przez nas przetwarzane w innym celu niż rozliczanie projektu i raportowanie poziomów uczestnictwa.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na udział w projekcie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W ramach działań projektowych wykorzystujemy również dane osobowe (imię i nazwisko, wiek, ocena naszych działań) do prowadzenia wewnętrznych statystyk i sprawozdawczości (udział w aktywnościach, ewaluacja projektu). Podstawą jest nasz uzasadniony interes – prowadzenie wewnętrznych statystyk i analiz, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zanonimizowane dane z tych analiz i ewaluacji mogą zostać przekazane organizacjom grantowym, w ramach raportowania projektów.

Przetwarzamy również dane osobowe w celu wystawienia dokumentów potwierdzających uczestnictwo w projekcie (certyfikaty, zaświadczenia itp.) na podstawie naszego uzasadnionego interesu, jakim jest potwierdzenie uczestnictwa w naszych projektach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dokumenty finansowe i rozliczeniowe projektu. 

Realizacja projektów nakłada na nas obowiązek ich prawidłowego rozliczenia i zaraportowania. W związku z tym sporządzamy listy uczestnictwa, zwykle zawierające następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, data urodzenia, kraj zamieszkania, terminy i miejsca uczestnictwa oraz podpis. Ilość danych zależy od programu, w ramach którego realizowany jest projekt.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest nasz prawnie uzasadniony interes jako administratora danych, w formie zapewnienia realizacji projektu i jego rozliczenia zgodnie z wymogami prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Promocja projektu.

Możemy publikować materiały z Twoim wizerunkiem w celu wizualizacji projektu (promocji działań) i upowszechniania rezultatów projektu (umożliwiania zapoznania się z jego efektami innym osobom, w szczególności poprzez zdjęcia i filmy), na podstawie Twojej zgody udzielonej przed rozpoczęciem projektu (lub Twojego przedstawiciela prawnego). W ramach niektórych projektów, odmowa udzielania takiej zgody może wiązać się z niemożliwością uczestnictwa w projekcie. Promowanie projektów i ich wpływu na uczestników jest nierozłącznym elementem działań, które bardzo trudno osiągnąć bez wykorzystania wizerunku ich uczestników. Jednocześnie publikujemy wyłącznie materiały dobrej jakości, nieośmieszające i nienaruszające godności osób na nich prezentowanych. Materiały promocyjne możemy również przekazywać mediom oraz innym podmiotom udostępniającym takie informacje (np. portale edukacyjne, bazy wiedzy, zestawy dobrych praktyk).

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na publikację wizerunku, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jednocześnie prowadzone działania promocyjne podejmujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Komunikacja z innymi uczestnikami i z przedstawicielami Fundacji

Udział w projektach zwykle wiąże się z dużą ilością interakcji z innymi uczestnikami, trenerami, facylitatorami oraz innymi osobami zaangażowanymi. W związku z coraz większą ilością działań z wykorzystaniem narzędzi IT, w tym tych online, część z tej komunikacji mogą stanowić dane osobowe (przede wszystkim imiona i nazwiska uczestników). W naszych projektach zwykle wykorzystujemy grupy zakładane na serwisach mediów społecznościowych (np. Facebook) oraz platformę ZOOM do bezpośrednich działań online.

W związku z tym będziemy przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do korzystania z mediów społecznościowych i platform komunikacji online. Przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane przetwarzane w ramach komunikatorów mediów społecznościowych pozostają na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów, a ich archiwizacja regulowana jest oddzielnymi umowami lub regulaminami. Podstawą przetwarzania danych osobowych pozostawionych w mediach społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z dodania komentarza lub innej interakcji. Uprawnienia związane z danymi osobowymi (usunięcie, modyfikacja) możesz realizować w ramach swojego konta użytkownika w systemie obsługującym Twój profil w mediach społecznościowych.

W zakresie komunikacji i narzędzi poszczególnych mediów społecznościowych, więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału (Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Zakwaterowanie, wyżywienie i logistyka projektu. 

W przypadku niektórych projektów możemy potrzebować Twoich danych osobowych niezbędnych do zapewnienia noclegu, wyżywienia i podróży uczestników. Będą to dane niezbędne do sporządzenia lub zakupienia dokumentów podróży (zwykle: imię i nazwisko, data urodzenia, dane dotyczące podróży). Ich rodzaj i zakres będzie różny w zależności od miejsca i sposobu podróży. Będziemy również gromadzić dane niezbędne do sprawnej logistyki projektu, tj.: godziny przyjazdów i wyjazdów, potrzeby żywieniowe, informacje o dokumentach podróżnych oraz wszelkie inne, które mogą mieć znaczenie dla usprawnienia i zabezpieczenia Twojej podróży.

Przetwarzanie w tym zakresie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu i zapewnienie bezpieczeństwa uczestników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Niektóre dane możemy także przekazać naszym partnerom lokalnym, tj.:

  • ośrodkom zakwaterowania (dane osobowe niezbędne do zameldowania Ciebie jako uczestnika projektu w miejscu zakwaterowania na pobyt czasowy oraz dane potrzeb żywieniowych, jeżeli takie nam przekazałeś),
  • przedsiębiorstwom komunikacyjnym (Twoje dane znajdą się na liście uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
  • w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
  • firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
  • na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.)

Jeżeli jesteś rodzicem (opiekunem) niepełnoletniego uczestnika projektu.

Twoje dane są przetwarzane w wewnętrznych dokumentach Fundacji, na potrzeby odebrania zgody na uczestnictwo Twojego podopiecznego w projekcie. Ponadto możemy przetwarzać Twoje dane w zakresie komunikacji z innymi uczestnikami i przedstawicielami Fundacji (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest Twoja zgoda na udział uczestnika w projekcie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu i zapewnienie bezpieczeństwa jego uczestników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Twoje dane mogą zostać przekazane następującym podmiotom:

  • ośrodkom zakwaterowania w związku z potrzebą zameldowania niepełnoletniego uczestnika projektu,
  • przedsiębiorstwom komunikacyjnym (listy uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
  • w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
  • firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
  • na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.).

Jeżeli jesteś beneficjentem naszych projektów.

Jeśli nie jesteś uczestnikiem naszych projektów, ale korzystasz z rezultatów naszych działań bądź w inny sposób włączasz się w ich przebieg, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w związku z Twoim udziałem. Przede wszystkim może być to przetwarzanie Twojego wizerunku na nagraniach filmowych i zdjęciach dokumentujących przebieg projektu oraz innych materiałach, będących rezultatami naszych projektów.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na publikację wizerunku, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jednocześnie prowadzone działania promocyjne podejmujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób lub za pośrednictwem innych mediów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Możemy również przetwarzać Twoje dane na potrzeby komunikacji z uczestnikami projektu i przedstawicielami Fundacji (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

4. Przez jaki czas przetwarzamy dane osobowe

Twoje dane osobowe są przetwarzane przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do realizacji naszych usług i zachowania zasady rozliczalności. 

Dane osobowe w naszych mediach społecznościowych będą przetwarzane do czasu funkcjonowania naszego profilu, chyba że wcześniej zdecydujesz się na usunięcie danej interakcji, polubienia lub komentarza.

Dane osobowe są przetwarzane w okresie niezbędnym do realizacji wydarzenia (projektu) oraz po jego zakończeniu w aspekcie jego ewaluacji, rozliczenia, promocji i upowszechniania. Część z danych, w szczególności związanych z dokumentami finansowanymi i rozliczeniem, może być przetwarzana bezterminowo.

W przypadku danych zawartych w systemie komentarzy na blogu, do czasu funkcjonowania tego systemu, chyba że wcześniej zdecydujesz się na usunięcie komentarza.

Dane osobowe osób współpracujących są przechowywane przez czas współpracy z osobą zainteresowaną oraz po jej zakończeniu w celu archiwizacji korespondencji i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe będące danymi podatkowymi i związane z ich prowadzeniem dokumenty są przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Pozostałe dane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu. Po upływie tego okresu dane będą usunięte.

5. Jakie zabezpieczenia chronią Twoje dane osobowe

Nasza strona jest zaopatrzona w środki bezpieczeństwa, mające na celu ochronę danych pozostających pod naszą kontrolą przed ich utratą, niewłaściwym wykorzystaniem czy modyfikacją. Ochronie podlegają wszelkie informacje ujawnione nam przez Ciebie, zgodnie z normami ochrony bezpieczeństwa i zachowania poufności. 

Dokładamy wszelkich starań, aby narzędzia IT, z których korzystamy w ramach naszych działań, były należycie zabezpieczone i chroniły dane osobowe w nich przetwarzane. W szczególności dotyczy to ochrony haseł dostępu i ograniczania dostępu do kręgu osób uprawnionych. 

Dane osobowe przechowywane w naszej siedzibie zostały zabezpieczone tak, aby informacje te nie znalazły się w rękach osób niepowołanych. Dostęp do danych osobowych ma tylko ograniczona liczba osób, dla których korzystanie z tych danych jest niezbędne do realizacji powierzonych zadań.

Przetwarzanie danych w chmurze

Twoje dane osobowe oraz Twój wizerunek, w formie zdjęć i filmów, dane osób wspierających z nazwiskami i danymi teleadresowymi, umów, dokumentów księgowych i innych, są przechowywane przez nas w chmurze na koncie Google Workspace. Ponieważ korzystamy z planu przeznaczonego dla organizacji pozarządowych, Twoje dane mogą być przetwarzane poza obszarem EOG. Dane te mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jednak Google gwarantuje, że każdorazowe takie przekazanie odbywa się w zgodzie z przepisami europejskimi, w tym RODO (GDPR) i spełnia standardy ochrony danych osobowych. 

Podstawą przetwarzania Twoich danych jest Twoja zgoda lub nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest organizacja, realizacja i zgodne z prawem rozliczanie naszych działań, a także przygotowanie promocji naszych wydarzeń poprzez działania informacyjne. Po Twojej rezygnacji dane są nadal przechowywane w systemie w celu udokumentowania zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami w tym zakresie.

Nie profilujemy na podstawie zgromadzonych danych osobowych

Nasza Fundacja nie wykorzystuje danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

  1. Jakie są Twoje uprawnienia w zakresie przetwarzania danych?

Masz prawo do żądania: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu lub przenoszenia swoich danych osobowych. Prawa te mogą być ograniczone na podstawie naszych uzasadnionych interesów (np.: przechowywania niektórych danych osobowych na wypadek obrony przed roszczeniami).

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody. W przypadku cofnięcia zgody i braku innej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, niezwłocznie usuniemy Twoje dane osobowe. 

We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi, możesz skontaktować się z Nami poprzez: adres e-mail: biuro@semper.org.pl,    (lub korespondencyjnie na wyżej podany adres Fundacji).

Zawsze przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że naruszyliśmy przepisy ochrony danych osobowych.

W zakresie poszczególnych uprawnień Twoje prawa mogą być ograniczone poprzez:

  1. Konieczność zapewnienia rozliczeń z właściwymi organami państwa, w przypadku dokumentów finansowych i innych dokumentów księgowych.
  2. Zapewnienie dowodów wykazania Twojej zgody na przetwarzanie danych.
  3. Przechowywania danych osobowych potrzebnych do obrony przed roszczeniami, do czasu upływu ich przedawnienia (np.: archiwizacji treści korespondencji).

Rezygnacja z wybranych usług. 

Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej, możesz dokonać zmiany w zakresie plików cookies. Przeglądarka internetowa umożliwia również usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w swojej przeglądarce internetowej. Pamiętaj, że ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na naszej stronie. 

Jeżeli nie chcesz dłużej śledzić naszych profili w mediach społecznościowych, możesz w każdej chwili cofnąć obserwowanie/polubienie lub inną interakcję poprzez wizytę na naszym profilu. Zasady obserwowania profili, wyświetlania informacji o nich i wycofywania polubień są regulowane przez właścicieli mediów społecznościowych, na które nie mamy wpływu.

W przypadku danych zawartych w systemie komentarzy na blogu, będziesz widniał jako osoba komentująca do czasu usunięcia komentarza.

Skarga na nasze działania w zakresie danych osobowych. 

Zawsze przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz że naruszyliśmy przepisy ochrony danych osobowych. Więcej informacji o organie nadzorczym znajdziesz na stronie: https://uodo.gov.pl

 

7. W jaki sposób wykorzystujemy pliki cookies i logi serwera?

Pliki cookies

Podczas pierwszej wizyty na naszej stronie wyświetlamy informacje na temat stosowania plików cookies. Jeśli nie chcesz otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na naszej stronie internetowej. 

Informacje gromadzone przez cookies dotyczą Twojego: adresu IP, typu wykorzystywanej przeglądarki, języka, rodzaju systemu operacyjnego, dostawcy usług internetowych, informacji o czasie i dacie, lokalizacji oraz informacji przesyłanych do witryny za pośrednictwem formularza kontaktowego. Używamy cookies w celu monitorowania i sprawdzania, w jaki sposób korzystasz z naszej witryny, aby usprawniać funkcjonowanie strony zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację. 

Narzędzia mediów społecznościowych 

W formie wtyczek na naszej stronie internetowej, takich jak: Facebook, YouTube, Instagram. Jeżeli posiadasz profil na tych mediach, Twoja przeglądarka może nawiązać z nimi bezpośrednie połączenie. W ramach tych wtyczek zbierane są informacje o wyświetleniu przez Ciebie naszej strony internetowej.  Wtyczki umożliwiają również bezpośrednie przeniesienie treści z naszej strony do Twoich profili w mediach społecznościowych (przyciski interakcji oznaczone ikonami poszczególnych mediów społecznościowych). Dane te są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jednak każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z przepisami europejskimi. Szczegóły przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach tych mediów znajdują się w politykach prywatności.

Logi serwera

W ramach korzystania z naszej strony internetowej przesyłane są zapytania do serwera, na którym znajduje się strona. Każde takie zapytanie zostaje zapisane w logach serwera. Tym samym informacje o Twoim korzystaniu ze strony podlegają logowaniu w warstwie serwerowej. Dane powyższe nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony i nie są wykorzystywane przeze nas w celu Twojej identyfikacji. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania stroną i w celu zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi świadczonych dla Ciebie usług. 

Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać:

  1. informacje o adresie Twojego IP,
  2. informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym z jakiego korzystasz,
  3. czas nadejścia zapytania i czas wysłania odpowiedzi,
  4. nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,
  5. informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji HTTP,
  6. adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez Ciebie (referer link) – w przypadku gdy przejście nastąpiło przez odnośnik.

 

Polityka przyjęta w dniu 28.09.2022